Budgeting Business Solution - дополнительный модуль Microsoft Dynamics NAV, расширяющий возможности стандартного функционала бюджетирования (Новая версия представлена на сайте cashflownav.ru). Данный модуль позволяет построить процесс бюджетирования в рамках единой системы Microsoft Dynamics NAV. В нем мы попытались обобщить и воплотить свой опыт реализации подобных систем. В данном решении нашли место только проверенные временем и оправдавшие себя идеи. Модуль постоянно развивается, дополняется новыми функциональными возможностями и оригинальными подходами.

Загрузить презентацию: Budgeting Business Solution.pdf

 

Олег Лобаков, lobakov@rabota-na-rezultat.ru

Бюджетирование. Старые проблемы - новые решения

 

Любая организация рано или поздно испытывает потребность в планировании своей деятельности. Бюджетное управление, ровно как и ERP системы, являются одним из самых эффективных способов управления компанией. Как ERP системы, так и системы бюджетирования, это управленческие инструменты. Особенно эффективным видится, включение системы бюджетирования в рамки одной ERP системы.

Актуальность постановки бюджетирования особенно возрастает в процессе внедрения на предприятии системы класса ERP. Если раньше проблему представлял собой простой сбор и регистрация фактических данных, а также управление этими данными, то в будущем компания стремится выйти на другой уровень и начать именно эффективно планировать свою деятельность. Пытается задавать стратегические цели и смотреть в будущее.

У любой организации, которая планирует внедрить у себя систему бюджетирования, возникает множество проблем. Нередко решение организации бюджетирования начинают с разработки форматов бюджетов. В основном такой подход приводит либо к полному провалу, т.к. неотработанные процессы по сбору этих данных для этих файлов приводят в лучшем случае к опозданию создания бюджета, либо бюджет создается с опозданием и уже нельзя говорить о нем как об инструменте принятия решении.

Основными задачами, которые встают перед организацией, создавая систему бюджетирования являются:

Бюджетирование - это процесс обеспеченный комплексов программный, а в большей части административных мер. Разработать и внедрить бюджетирование только программным обеспечением невозможно. Концентрируясь на автоматизации и программном обеспечении и не учитывая организационную часть процесса бюджетирования, организация рискует иметь в лучшем случае неэффективное бюджетирование.

Рассмотрим, организацию уже имеющую работающую ERP систему (на примере Microsoft Dynamics NAV). Сам по себе факт использования ERP-системы означает, что организация осознала потребность в жестком контроле и организации своих бизнес-процессов. Так или иначе, организация рано или поздно приходит к потребности в бюджетировании.

Основной дилеммой возникающей перед компанией является вопрос покупать систему бюджетирования или разрабатывать свою собственную. Так как Microsoft Dynamics NAV обладает простой средой разработки, многие выбирают путь разработки своей системы бюджетирования.

Допустим в организации уже внедрен и работает Microsoft Dynamics NAV. Работают модуль финансы, покупки и продажи. Организации планирует развивать свою систему и имеет несколько разработчиков, которые поддерживают и дорабатывают систему под нужды бизнес-процессов организации. При возникновении вопроса о создании системы бюджетирования организация рассматривает несколько вариантов технологического обеспечения процесса бюджетирования:

Метод построения системы бюджетирования.

Достоинства

Недостатки

Создание своей системы на основе Microsoft Dynamics NAV

Невысокая стоимость. (Разрабатывается только необходимый функционал)

Интеграция в рамках единой системы.

Автоматический сбор фактических показателей.

Неконтролируемые сроки создания решения и непредсказуемый результат.

Зависимость от сотрудников, создающих подобную систему.

Риск отсутствия поддержки системы в случае ухода сотрудников.

В организации не всегда есть люди, имеющие опыт создания систем бюджетирования.

Покупка внешней системы бюджетирования.

 

Реализует лучший опыт, накопленный при внедрении систем бюджетирования.

Более развитый графический интерфейс пользователя, по сравнению с Navision.

Богатые интеграционные возможности.

Мощные механизмы получения отчетности.

Высокая стоимость самого программного обеспечения и его внедрения.

Дороговизна доработок внешней системы учитывающей особенности бизнес процессов организации.

Необходимость настройки внешнего механизма сбора фактических показателей.

Дополнительный трудозатраты на создание консолидированной отчетности из различных систем.

Покупка дополнительного модуля интегрированной системы бюджетирования для Microsoft Dynamics NAV.

 

 

Интеграция бюджетирования в рамках единой системы.

Реализует лучший опыт, накопленный при внедрении систем бюджетирования для различных бизнес-процессов.

Возможность доработки решения под свои нужды, своими силами.

Техническая поддержка и развитие модуля в дальнейшем, компанией создавшей решение.

Автоматическое сравнение плановых и фактических показателей.

Более высокая стоимость по сравнению с созданием системы своими силами.

Не выходит за рамки интерфейса Navision по сравнению с внешними системами бюджетирования, что накладывает специфические ограничения, обусловленные самой средой Navision.

Взвесив достоинства и недостатки данных подходов, каждая организация принимает для себя решение, каким путем идти в построении технического обеспечения процесса бюджетирования.

Рекомендуем более детально оценить не только прямые затраты. В конечном итоге нужно соотнести все затраты на создание или на покупку системы, а также дальнейшей поддержки созданной системы, т.к. затраты на поддержку могут составлять значительную часть всех затрат. Необходимо оценить обладает ли организация ресурсами для создания решения под себя или выгоднее купить решение у поставщика подобных систем и в дальнейшем при необходимости его доработать.

Решение для бюджетирования Budgeting Business Solution

Стандартный функционал Navision предоставляет только базовый функционал поддержки процесса бюджетирования. Стандартный модуль позволяет бюджетировать определенные финансовые счета, т.е. планировать сумму на них, но не содержит таких важных понятий как: статья бюджета, бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, заявка в бюджет, заявка на оплату, планирование платежей, регламент, контроль исполнения, разграничения доступа к информации и т.д.

Многие партнеры разрабатывают для своих клиентов решения, которые нацелены на обеспечение поддержки процесса бюджетирования в каком-то виде. В основном создаваемые модули очень сильно адаптированы к бизнес-процессам фирм, для которых они создаются. По опыту внедрения Microsoft Dynamics NAV было замечено, что клиенты просят сделать некоторые типовые доработки, которые, по сути, похожи для всех клиентов (планирование платежей, контроль оплат и т.д.), но как правило, имеющие свои особенности в плане реализации. Многие партнеры, опираясь на свой опыт, создают свои решения для бюджетирования.

Также поступили и мы, создав свой модуль для бюджетирования – Budgeting Business Solution. В нем мы попытались обобщить и воплотить свой положительный и отрицательный опыт реализации подобных систем. В данном решении нашли место только проверенные временем и оправдавшие себя идеи. Модуль постоянно развивается, дополняется новыми функциональными возможностями и оригинальными подходами.

Budgeting Business Solution представляет собой решение для Microsoft Dynamics NAV, которое основывается на стандартном функционале, но значительно расширяет возможности базового модуля "Бюджетирование". Модуль обеспечивает поддержку бюджетирования, как управленческой технологии, создавая единую информационную среду и механизм контроля.

Модуль призван организовать единый замкнутый процесс бюджетирования для всех центров финансовой ответственности, участвующих в бюджетном процессе в рамках единой системы контроля и управления. Это обеспечивает более эффективную и согласованную работу на всех этапах процесса, а также сокращает сроки работы с бюджетами (создание, согласование и т.д.).

Кроме того модуль является основой для контроля соблюдения регламента бюджетирования, обеспечивая жесткий контроль соблюдения сроков согласования, назначения ответственных и т.д.

Модуль охватывает все основные этапы процесса бюджетирования:

Модуль вводит новые понятия для Navision расширяющие стандартный функционал

Общая модель решения:

Общая модель решения Budgeting Business Solution

Решение позволяет контролировать и анализировать плановые и фактические показатели в любом временном масштабе.

 

Основные модули решения Budgeting Business Solution

Схема взаимодействия основных функциональных модулей Budgeting Business Solution.

Схема взаимодействия основных функциональных модулей Budgeting Business Solution

Описание основных модулей решения Budgeting Business Solution:

Бюджет

Основной инструмент для создания, просмотра и редактирования бюджета в различных разрезах.

Карточка бюджета:

Карточка бюджета Карточка бюджета

Структура бюджетов:

Структура бюджетов Структура бюджетов

Ключевые моменты реализации:

Просмотр информации по бюджетам Просмотр информации по бюджетам

Импорт из Excel, экспорт в Excel Импорт из Excel, экспорт в Excel

Ограничения

Ограничения это инструмент, позволяющий еще до создания самого бюджета задать определенные критерии, которым должен удовлетворять бюджет. Например, финансовый директор заранее создает для себя какие-то правила по доходам и расходам. После получения консолидированного обобщенного бюджета он просматривает бюджет с учетом этих ограничений. Если бюджет удовлетворяет критериям, подписывает бюджет, либо выполняет иные действия установленные регламентом.

Ограничения могут задаваться в любом разрезе, в любой комбинации измерений, в рамках которых происходит Бюджетирование. Количество ограничений любое.

Ограничения бюджета Ограничения бюджета

Анализ готового консолидированного бюджета на предмет удовлетворения ограничениям.

Анализ консолидированного бюджета Анализ консолидированного бюджета

 

Заявки в бюджет

Обычно бизнес процесс создания бюджета в компании по статьям расхода начинается с создания заявки в бюджет, которую создает конечный пользователь (например, начальники отдела) на основе своих потребностей. Заявки в бюджет – это механизм уведомления о планируемых затратах. Планируемые затраты могут быть в виде количественных или суммовых показателей в рамках статей закрепленных бюджетным регламентом. Например, заявка на канцелярские принадлежности может задаваться в количественном виде, а заявка на коммунальные платежи в суммовом.

Процесс создания бюджета обычно жестко ограничен в рамках прав настроенных для пользователя. Например, пользователю может быть дано право на создания бюджета только в рамках своего МВЗ по всем ЦФО, либо по одному ЦФО и по всем МВЗ и т.д. Тот же подход, в разрезе определенных статей бюджета.

Возможности заявок в бюджет:

Для ведения заявок в бюджет в модуле существует Журнал Заявок в Бюджет. В данном журнале фиксируются все заявки. Журнал может быть поделен на разделы. Каждый раздел, например, закрепляется за определенным отделом или ЦФО, как удобнее.

Система поддерживает несколько механизмов согласования заявок:

Механизм согласования и утверждения заявок в бюджет обычно выбирается в соответствии с потребностями фирмы.

Заявки в бюджет Заявки в бюджет

После создания всех заявок в бюджет (обычно к определенному числу), все заявки попадают в бюджет, где фигурируют в виде итоговых сумм, удобных для оценки. Созданный и утвержденный бюджет руководителями, корректируется и утверждается, например, финансовым директором, который вправе внести любые изменения в рамках бюджета.

При этом информация о самих заявках не теряется, хотя и удаляется из журнала заявок в бюджет.

 

Заявки на оплату

Заявки на оплату являются инструментом исполнения бюджета, предназначенным для планирования и контроля проведения платежей.

Заявки на оплату это:

Заявка на оплату создается в Navision инициатором. При необходимости каждая заявка в бюджет проходит определенный процесс согласования обозначенный в регламенте бюджетирования, в результате которого либо исполняется, либо отклоняется.

Завки на оплату Завки на оплату

 

Разграничение доступа

Механизм разграничения доступа является очень важной составляющей поддержки регламента бюджетирования. В решении Budgeting Business Solution реализован гибкий механизм настройки прав доступа к содержимому бюджета, заявок в бюджет и заявок на оплату. Так пользователю можно разрешить просмотр и редактирование только определенных статей бюджета, только определенного ЦФО и т.д. Механизм разграничения прав доступа работает в разрезе тех измерений, по которым ведется весь процесс бюджетирования, что позволяет реализовать любое ограничение.

Для задания прав пользователя на то или иное содержимое бюджета используются стандартные ролей Navision, которые присваиваются в соответствии с той бизнес-ролью, которая отведена пользователю.

Для каждой роли администратором системы устанавливаются правила, разрешающие доступ к той или иной информации.

Разграничения доступа Разграничения доступа

Платежный календарь

Платежный календарь – это основной инструмент планирования платежей. Он позволяет планировать и управлять бюджетом движения денежных средств.

Платежный календарь позволяет в произвольном масштабе времени управлять планируемыми расходами.

Платежный календарь Платежный календарь

Карточка записи платежного календаря Карточка записи платежного календаря

План-фактный анализ

Сравнение плановых и фактических данных в Budgeting Business Solution реализовано с помощью стандартных функциональных модулей Navision: аналитические отчеты и финансовые отчеты. Использование стандартных механизмов позволяет значительно сократить время на обучение сотрудников и внедрения модуля.

Данные инструменты позволяют:

 

Дополнительные интерфейсы

Модуль имеет дополнительный набор инструментов, облегчающий выполнения рутинных операций. Например, копирование данных из одного соля бюджета в другой (создание БДДС из БДР), удаление данных из бюджета и т.д.

Данные инструменты позволяют оперировать данными бюджета на основе произвольных критериев и в произвольных разрезах. Например, удалить из бюджета только операции по определенной статье и определенному ЦФО.

Копирование бюджета

Установка решения

Решение представляет собой набор объектов и поставляется в виде fob файла. Самым простым вариантом установки является установка на стандартный функционал, что занимает минимум времени. Для установки необходимо выполнить импорт объектов, а также, при необходимости, модифицировать некоторые стандартные модули. Решение архитектурно спроектировано с учетом требования минимального влияния на стандартный функционал Microsoft Dynamics NAV.

Для установки на кастомизированный Navision, который был в большей степени адаптирован для клиента и были внесены существенный изменения в стандартный функционал, придется проводить анализ выполненных изменений, что может несколько увеличить время инсталляции решения.

Необходимо заметить, что значительно большую часть времени, при развертывании решения у клиента, занимает процесс настройки, создания ролей, определение структуры, в рамках которой будет вестись бюджетирование и т.д., а не инсталляция кода решения.

Решение ориентировано на все версии Microsoft Dynamics NAV (Navision), поддерживаются версии 3.60, 3.70, 4.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1

 

Смотрите также: www.cashflownav.com
На ваши вопросы ответит автор решения: Санин Сергей, 8 903 7425193, sanin@rqt.ru

Загрузить презентацию: Budgeting Business Solution.pdf