CashFlow NAV – новое решение автоматизированного бюджетного управления в MS Dynamics NAV

Бюджетирование - одна из самых популярных отраслей доработок. Наша команда ранее создала продукт Budgeting Business Solution (BBS). Замечания и дополнения при внедрениях BBS послужили базой для создания нового продукта.

Основное достоинство текущего решения – воспроизведение человеческой логики создания и трансформации бюджетов. Это было непросто: разработка принципов заняла около полугода.

По сравнению с внешними системами бюджетирования CashFlow NAV обладает рядом преимуществ:

В статье представлено краткое описание продукта. Подробности (картинки, ролики) смотрите на сайте www.CashFlowNav.com.

Решение состоит из двух блоков: Бюджетное моделирование и Казначейство (управление платежами).

БЮДЖЕТНОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ

Настраиваемая бизнес-логика построения модели

Решение позволяет настроить бюджетную модель для конкретного предприятия. Нами могут быть предложены различные модели, но заказчик и самостоятельно (без программирования) может сформировать бюджетную модель.

Схема работы CashFlow

Создан математический аппарат, позволяющий с помощью формул расчета настраивать сложную систему взаимосвязи бюджетов различных типов и уровней.

В результате получается полная и прозрачная система бюджетов, в которой из каждого бюджета можно «спустится» до самого подробного уровня расшифровки информации.

Как правило, составление бюджета производится в несколько сценариев (сверху вниз, снизу вверх, опять сверху вниз). Каждый сценарий представлен своим вариантом бюджета, для их сравнения реализована специальная функциональность.

Сравнение бюджетов

Немаловажным требованием к системе бюджетного управления со стороны пользователей является четкое разграничение зон ответственности. Этот функционал реализован через удобную настройку прав доступа (для редактирования или только для чтения) пользователей к определенным бюджетам, ЦФО, Статьям бюджетного классификатора или иным используемым в компании аналитическим признакам.

Функциональные возможности

Бюджетировать можно как в натуральных, так и в стоимостных показателях. Перевод из натуральных показателей в стоимостные (и наоборот! почему нет?) настраивается с помощью формул расчета.

Бюджетирование производится по бюджетным статьям, которые для каждого типа бюджета (План продаж, БДР, БДДС) – свои.

Отдельное внимание было уделено проблеме мультивалютности бюджетов и контролю превышения бюджета в условиях плавающих курсов валют. Реализован функционал Бюджетной Коррекции Курсовых Разниц.

Проработана схема консолидации методом исключения или сторнирования встречных операций, предусмотрен удобный механизм контроля нулевой суммы встречных операций - «шахматка».

Можно настроить процедуру согласования и утверждения бюджетов согласно принятым в компании регламентам. Для этого используется наше решение документооборота (www.DocFlowNav.com), успешные внедрения которого на протяжении последних двух лет доказали его эффективность его использования для различных бизнес-процессов.

Анализ регламентов работы компаний показал, что на практике зачастую требуется пересмотр утвержденного бюджета. Например, если необходимо перенести часть расходов на более поздний период, или с одной статьи на другую. Причем изменения бюджета необходимо согласовать, а также сохранить историю произведенных корректировок. Для подобной  работы с бюджетами предусмотрен функционал, который включает в себя создание, утверждение и учет специального документа «Перераспределение бюджета», который произведет корректировку в утвержденном бюджете.

Перераспределение бюджета

Хорошо себя зарекомендовала так называемая «Заявка в бюджет»: небольшой документ, позволяющий сотруднику самостоятельно попросить себе ручки и файловые папки, а начальнику отдела (или сотруднику АХО) просто сгруппировать заявки, а не бегать с вопросами «кому что надо купить?»

Также бюджеты можно подгрузить из Excel, скопировать из предыдущего бюджета или фактических операций, заполнить вручную.

КАЗНАЧЕЙСТВО

Второй блок решения – управление денежными потоками. Как показывает практика, это требуется компаниям порой чаще, чем само бюджетирование.

Блок представляет собой управление ожиданиями исходящих и входящих платежей, т.е. так называемыми «заявками на оплату» и «ожидаемыми поступлениями».

Заявка на оплату представляет собой документ, который содержит всю необходимую информацию о платеже, полный набор измерений для классификации платежа по статьям, проектам, ЦФО и т.д., проходит стадии утверждения, а также соотносится с БДДС для оперативного контроля расходования средств.

Использование функциональности документооборота позволяет календарно планировать согласование заявок, отправлять оповещения при согласовании или отклонении заявки, оповещения при наступлении даты платежа, контролировать прикрепление файлов-вложений, управлять возможностью редактирования заявки.

В решении мы предлагаем следующий подход к согласованию и утверждению платежей: если заявка на оплату в рамках бюджета, то цепочка ее согласования минимальна. Например, финансовый менеджер лишь определяет дату оплаты, руководствуясь графиком контроля кассовых разрывов. Если же заявка вне бюджета, то цепочка согласования будет длиннее, в зависимости от суммы, валюты, метода оплаты и пр. Следует отметить, что все цепочки согласования (количество точек согласования, сроки, исполнители) настраиваются под конкретный бизнес без программирования.

Цепочки согласования

Заявки можно создавать автоматически из стандартных документов Microsoft Dynamics NAV (заказов продажи и покупки, договоров). Весь набор измерений, который присутствует в оригинальном документе, будет скопирован в заявку.

Суммируя все входящие и исходящие платежи на определенной стадии согласования можно построить график платежей по всей компании или же по конкретному расчетному счету. Накладывая этот график на текущие сальдо по расчетным счетам и кассам, мы получаем график контроля кассовых разрывов, который заблаговременно покажет необходимость переноса денежных средств между расчетными счетами, необходимость отсрочки оплаты или привлечения кредитов.

С ожиданием входящих платежей еще интереснее. Да, мы знаем, что ожидаем определенное поступление денежных средств на определенную дату. Но поступят ли они? Можем ли мы на них рассчитывать при планировании исходящих платежей? В данном случае используется 2 метода: статистический, который обрабатывает массив оплат данного контрагента и выносит свою оценку, или же человеческий (менеджер связался с клиентом и клиент ему поклялся здоровьем, что оплатит вовремя).

Из исходящих платежей можно создать платежное поручение, а разноска выписки банка может использовать информацию из графика ожидания входящих платежей.

 

Закажите бесплатную демонстрацию решения, чтобы получить полную информацию о возможностях продукта. Подробности по решению Бюджетного моделирования и Казначейства можно найти на сайте www.CashFlowNav.com, по решению Документооборота – www.DocFlowNav.com