DocFlow NAV - модуль документооборота для Microsoft Dynamics NAV (версии 3.70 - 5.0).

Сергей Санин, sanin@rabota-na-rezultat.ru

DocFlow NAV - документооборот в Navision

DocFlow NAV представляет собой модуль документооборота, построенный на базе Microsoft Dynamics NAV (версии 3.70 - 5.0). Модуль ориентирован на компании, которые уже используют Navision или только собираются приобрести Navision.

DocFlow NAV дает возможность планирования и контроля прохождения документа по стадиям, возможность сохранения оригинальных документов, отправки оповещений и многое многое другое. DocFlow NAV позволяет контролировать прохождение определенных стадий согласования документа в процессе обработки, от этапа создания до полного завершения (учета).

Пример работы DocFlowNav

Продемонстрируем возможности модуля на максимально близком каждой коммерческой организации примере - согласование документа Заказ Продажи. Процесс прохождения документа:

Стадии согласования документа:

  1. Оформление (ответственный – менеджер продаж)
  2. Отгрузка (ответственный – менеджер склада)
  3. Одобрение Директором Продаж
  4. Одобрение Финансовым отделом

Причем третья и четвертая стадия согласования документа становятся обязательными только при наличии определенных отклонений документа от стандартного вида.

Диаграма состояний

На диаграмме присутствует еще одна стадия – «Документ Отложен». Эта стадия позволяет «вывести» документ из документооборота на определенное время по тем или иным причинам. Переход на эту стадию всегда должен сопровождаться комментариями.

Если пребывание документа на каждой стадии согласования дополнить временным интервалом, то можно получить планирование прохождения документа по календарным датам. Два временных интервала (плановая и критическая даты) позволяют регламентировать как плановое прохождение согласования, так и допустимые отклонения от планового согласования.

Каждая стадия согласования документа характеризуется не только ответственным исполнителем (или группой) и датами предполагаемого закрытия, но и различными возможностями блокировки самого документа (блокировка заголовков, строк, полей, удаления и учета), а также возможностью формирования из документа печатных форм (Счета-Фактуры, Товарной накладной и пр.)

Каждая попытка отправки документа на следующую стадию согласования может включать неограниченный набор проверок (как запретов, так и предупреждений), формировать оповещения следующему исполнителю.

Средства мониторинга текущего состояния документооборота позволяют показать документы, ожидающие согласования сотрудника, определить на какой стадии и как долго находится конкретный документ, сколько и какие документы просрочены с согласованием.

Отчеты по статистике выдают информацию о количествах согласований, количестве просрочек, максимальных просрочках по любому типу документов за любой период времени.

Исходя из этого, систему документооборота можно воспринимать как систему автоматизации бизнес-процессов, предоставляющую полную петлю качества: планирование, осуществление, контроль, корректирующее воздействие.

Интерфейс

В привычные формы документов (списки и карточки) добавляется всего одно поле, показывающее текущую стадию документа. При нажатии кнопки в этом поле пользователю предлагается выбрать следующую стадию согласования документа.

Интерфейс: добавляется одна кнопка

Если переход на следующую стадию предполагает обязательно наличие комментария, то открывается дополнительно окно ввода комментария.

Переход на следующую стадию

Если переход на выбранную стадию невозможен, система говорит об этом с подробным указанием причины.

DocFlowNav показывает почему переход на следующую стадию запрещен

DocFlowNav показывает почему переход на следующую стадию запрещен

Тем самым нагрузка на конечного пользователя по изучению нового функционала минимальна!

Следует отметить, что DocFlow NAV с одинаковым успехом интегрируется как в стандартную функциональность Navision, так и в сильно кастомизированную (доработанную для клиента) функциональность.

Формы мониторинга текущего состояния реализованы в двух вариантах: табличная и матричная. Табличная форма обладает наглядностью и понятна пользователю с любой квалификацией. Матричная форма предлагает широкий функционал предоставления и группировки информации.

Матричная форма контроля

Матричная форма контроля

Вложения

Многим документам Navision требуется подтверждение в виде электронного документа или отсканированного оригинального документа. Например, чеки в авансовом отчете, или инструкции по эксплуатации, полученные от поставщика. Сохранение вложений в Navision приводит к увеличению объема базы, к увеличению трудозатрат на создание и хранение резервных копий. Сохранение документов в папках выливается в жесткие правила размещения, которые практически не подлежат пересмотру, поскольку это приведет к потере ссылок в системе.

DocFlow NAV решает эти проблемы: сохраняет документы и поддерживает ссылочную целостность, организовывает доступ к документам на чтение, редактирование, создание, удаление. При этом размер рабочей базы остается неизменным.

Оповещения

Оповещения позволяют получить информацию об отклонении документа, напоминают, что необходимо вернуться к отложенному документу, информируют следующего исполнителя о поступившем задании.

DocFlowNav высылает письмо с напоминанием

DocFlow NAV сформирует и отправит оповещение по e-mail с указанием необходимо информации из документа, с вложениями, прикрепленными к документу, с гиперссылкой, позволяющей по двойному щелчку открыть карточку документа, даже если Navision не запущен.

Настройка оповещений

Кому и когда отправлять оповещения настраивается администратором системы.

Настройка текста оповещений

Удобное администрирование

DocFlow NAV позволяет настраивать различные проверки корректного оформления документов, причем это выражается как в виде запрета, так и в виде предупреждения.

Настройка представляет собой:

Подробное описание настройки модуля занимает 28 страниц. И все это настраивается администратором системы без программирования.

Настройка документооборота в DocFlowNav

Настройка документооборота в DocFlowNav

Настройка документооборота, а следовательно и настройка бизнес процессов, является кропотливой задачей. Мы максимально упростили интерфейс настройки, но в любом случае получение целостной картины о происходящем в компании затруднено.

Чтобы облегчить жизнь администраторов, в модуле DocFlow NAV реализована выгрузка настроек в Excel.

Процессный анализ и Функциональный анализ

Настройка документа, выгруженная в Excel (Процессный анализ), показывает, какие у него стадии согласования, какие возможности у каждой функциональной роли на каждой стадии, сколько времени отведено на стадию, какие возможны переходы между стадиями, с какими условиями. С одной стороны этот отчет необходим для проверки настройки документа, с другой его данные могут быть использованы при описании бизнес процесса.

Через каждого сотрудника проходят документы разных типов. Если из карточки функциональной роли этого сотрудника сформировать выгрузку настроек в Excel (функциональный анализ), то будут выведены все типы документов, все стадии, за которые ответственна текущая функциональная роль. С условиями переходов, с настройками редактирования документов и запуска печатных форм. Этот отчет удобно использовать как при проверке настроек (мы случайно ничего лишнего пользователю не дали?), так и при подготовке должностных инструкций.

Статистика

Отчеты по статистике позволяют проанализировать прохождение документов по стадиям за произвольный период времени.

Примеры использования отчетов по статистике:

 

Сергей Санин, sanin@rabota-na-rezultat.ru