Вышла новая версия модуля документооборота для Navision. Внедрения первой версии показали как прекрасную работоспособность основной идеи, так и определенные ограничения и трудоемкость настройки. В настоящей статье хочется немного рассказать о новой версии и поделиться впечатлениями о внедрении старой.

Сергей Санин, sanin@rabota-na-rezultat.ru

DocFlow NAV 2.0: Что нового?

Делегирование

Во второй версии появилась функциональность делегирования. На время отпуска или болезни один сотрудник делегирует свои обязанности другому или нескольким другим. Например, Вадим Корепин согласовывает заказы продажи по проектам А и В. На время своего отпуска отдает проект А Дарье Попковой, а проект В – Владимиру Егорову.

DocFlow NAV: условия делегированияDocFlow NAV: условия делегирования

 

Параллельное согласование

Первая версия модуля позволяла согласовывать документ в произвольной последовательности. Новая версия DocFlow NAV предусматривает возможность параллельного согласования (подписей) в цепи последовательных согласований.

В качестве примера можно привести обходной лист: необходимо пройти руководителей отделов и сдать подписанный лист в бухгалтерию. Последовательность прохождения обычно не важна, но в бухгалтерию сдавать лист можно только после прохождения всех других отделов.

Теперь сотруднику будет запрещено переводить документ на определенную стадию без всех необходимых подписей. Конечно, необходимость той или иной подписи также может зависеть от параметров документа.

DocFlow NAV: условия подписиDocFlow NAV: условия подписи

 

Управление Доступом

В первой версии документооборота каждый сотрудник принадлежал только одной функциональной роли. Вторая версия определяет «лучшую» роль из тех, которыми обладает пользователь.

Во второй версии использованы стандартные для Navision роли.

Также упрощена настройка «общих» документов, таких как «Заявка на Оплату». Вместо создания одинаковых прав заявлять оплату на роли менеджеров всех отделов можно создать одну лишь роль «заявитель» настроить ее и раздать всем сотрудникам.

Параллельно была решена задача ограничения доступа на просмотр документа сотрудником, не имеющим необходимых ролей. Первая версия документооборота регламентировала только изменения документа.

 

Настройка по уровням

Трудоемкость настройки в первой версии была обусловлена множеством ролей и единственным, самым детальным (нижним) уровнем настройки. Новая версия документооборота позволяет производить многоуровневую настройку. Например, если в настройке стадии указать отчеты, то они будут доступны всем пользователям.

Если же отчеты указать в настройке пересечения конкретной стадии и конкретной роли, то они станут доступны только этой роли на этой стадии. Следовательно, «общие» настройки можно вынести на более высокий уровень. Что значительно сокращает время, необходимое консультанту для детальной настройки.

 

Планирование исполнения документа

Пожелание одного из клиентов: «мне необходимо, чтобы отгрузка заказа в определенный регион была закончена складом до 15:00, иначе машина не успевает к поезду!», заставило пересмотреть функционал планирования даты исполнения и поменять «дату» на «дату и время». Появилась возможность планировать время исполнения как в абсолютных величинах, так и в относительных (количестве минут).

Кроме того, появилась возможность планировать различные даты и время в зависимости от параметров документа.

DocFlow NAV: условия подписи DocFlow NAV: условия подписи

 

Впечатления о внедрении модуля

Руководители

  1. настройка
  2. первый месяц работы
  3. последующая эксплуатация

На этапе настройки руководители (или же носители бизнес процессов) относятся к модулю скорее негативно, поскольку многое, не формализованное ранее, приходится формализовывать на ходу. Это долго, к тому же незнакомый интерфейс (настройки)… Но негативный этап не продолжителен, достаточно после настройки выгрузить результаты в Excel, в котором в наглядном виде и в привычном Excel интерфейсе отражаются все аспекты настройки, там же можно быстро  проанализировать сделанное и внести коррективы.

В процессе первого месяца эксплуатации вылизываются настройки и бизнес процессы, на этом этапе приходит осознание зависимости процессов от настроек. Руководитель чувствует себя «кукловодом», от мановения руки которого весь отдел начинает работать чуть правильнее, чем раньше.

Когда настройки вылизаны, руководители теряют интерес к модулю. Он работает и работает себе. Если что-то не так – поправим настройку… Но стоит им показать статистику согласования документов, формы анализа текущего состояния, как интерес к модулю снова возрастает.

Пользователи

  1. начало работы
  2. работа
  3. рац. предложения

Как ни странно, негативного отношения на первичном этапе не было, поскольку дополнительная нагрузка минимальная. Отработали – переведите документ одной кнопочкой следующему.

На втором этапе уже возникал негатив, поскольку вместе с системностью пришли некие ограничения. Возникали конфликты менеджеров и руководителей. Негатив, конечно же, перекрывали позитивные изменения, такие как формирование пакетов документов, напоминания и пр.

На третьем этапе, этапе спокойной работы, конечные пользователи являются инициаторами развития модуля, просят руководителей добавить те или иные настройки (как правило, разрешить менять автоматически рассчитанные даты переходов и обязать писать комментарий при любом «ненормальном» шаге), и даже добавить стадии прохождения документа, о чем расскажу ниже.

 

Модуль можно использовать не только для документооборота

Как показало внедрение, наш модуль документооборота можно использовать не только «по прямому назначению».

Например, в одной компании созданы следующие стадии Заказа Покупки:

  1. Оформление
  2. Согласование
  3. В производстве у поставщика
  4. Отгружен поставщиком
  5. На таможне
  6. Оприходование на складе

Стадии 3, 4 и 5 это не документооборот, это этапы прохождения заказа по «логистической трубе». Перевод со стадии «В производстве» на стадию «Отгружен», а оттуда на «Таможню» это не согласование, это просто фиксирование факта. Чем же удобен модуль документооборота в данном примере?

  1. Можно проанализировать на каком этапе находится заказ, как долго он там находится, когда ожидается закрытие этого этапа.
  2. Можно получить оповещение при наступлении запланированной даты.

Необходимо ограничить редактирование карточки клиента? Реквизиты может изменять менеджер, а кредитный лимит и отсрочку платежа – руководитель отдела продаж? Нет ничего проще. Настройте карточку клиента как элемент документооборота, настройте права на редактирование тех или иных полей, приаттачьте к карточке клиента его договор и приложения с печатями.

Что ж, это приятно, когда модуль документооборота справляется с задачами не только документооборота.

Главный принцип модуля: Все настраивается.

Сотрудник, обладающий правами настройки, является хранителем бизнес процессов!

 

Сергей Санин, sanin@rabota-na-rezultat.ru